Privacyverklaring

Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

Van der Ree, advocaat, nader te noemen ‘het kantoor’ is een eenmanszaak die rechtsbijstand verleent en is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

  • mr Erik Paul van der Ree, h.o.d.n. Van der Ree advocaat
  • Gevestigd te Naarden (gemeente Gooise Meren) aan de Oud Blaricumerweg 38, 1411 JT. 
  • KvK nr. 37145276
  • Telefoon: 06 51 347 463
  • E-mail: vdr.erik@gmail.com
  • Website: www:vanderree-advocaat.nl 

2. Welke persoonsgegevens verwerkt het kantoor?

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens van cliënten, potentiële cliënten, wederpartijen, contactpersonen en leveranciers.

Het kan daarbij onder meer gaan om:

  • naam, adres en woonplaats;
  • telefoonnummer en e-mailadres;
  • geboortedatum;
  • kopie identiteitsbewijs (indien wettelijk vereist);
  • BSN (uitsluitend indien noodzakelijk of wettelijk verplicht);
  • bankrekeningnummer;
  • gegevens over inkomen, vermogen of financiële situatie;
  • gegevens over arbeidsverhoudingen;
  • gegevens uit correspondentie en processtukken;
  • gegevens die nodig zijn voor identificatie op grond van de Wwft;
  • overige persoonsgegevens die relevant zijn voor de behandeling van een dossier.

Afhankelijk van de aard van de zaak kunnen ook bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals gegevens over gezondheid, strafrechtelijke gegevens of andere gevoelige informatie.

3. Voor welke doeleinden worden persoonsgegevens verwerkt?

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens voor:

Juridische dienstverlening

  • het beoordelen van een zaak;
  • het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht;
  • het adviseren en procederen;
  • het onderhouden van contact met cliënten;
  • het vertegenwoordigen van cliënten in en buiten rechte.

Wettelijke verplichtingen

  • identificatie van cliënten;
  • naleving van verplichtingen uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
  • administratie- en belastingverplichtingen;
  • verplichtingen voortvloeiend uit de Advocatenwet en regelgeving van de Nederlandse Orde van Advocaten.

Kantoorvoering

  • facturering;
  • debiteurenbeheer;
  • kwaliteitsbewaking;
  • beveiliging van IT-systemen;
  • afhandeling van klachten.

4. Op welke grondslag verwerkt het kantoor persoonsgegevens?

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens op basis van:

  • uitvoering van een overeenkomst van opdracht;
  • wettelijke verplichtingen;
  • gerechtvaardigde belangen van het kantoor of van cliënten;
  • toestemming, voor zover deze vereist is.

5. Aan wie kunnen persoonsgegevens worden verstrekt?

Voor zover noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan:

  • rechtbanken, gerechtshoven en arbitrage-instanties;
  • wederpartijen en hun gemachtigden;
  • deurwaarders;
  • notarissen;
  • deskundigen;
  • toezichthoudende instanties;
  • de deken van de orde van advocaten;
  • accountants en boekhouders;
  • IT-dienstverleners;
  • cloud- en softwareleveranciers;
  • banken en betalingsverwerkers.

Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, wettelijk verplicht is of met toestemming van de betrokkene gebeurt.

6. Gebruik van Microsoft 365 en cloudopslag

Voor e-mail, documentopslag en kantoorautomatisering maakt het kantoor gebruik van diensten van Microsoft.

Persoonsgegevens kunnen daardoor worden opgeslagen op servers van Microsoft binnen de Europese Economische Ruimte of, indien noodzakelijk, daarbuiten met toepassing van passende waarborgen zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

Het kantoor bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

In beginsel gelden de volgende bewaartermijnen:

  • dossiers: 5 jaar na afsluiting van het dossier, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is;
  • financiële administratie: 7 jaar;
  • Wwft-documentatie: zolang wettelijk vereist;
  • contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden: maximaal 2 jaar.

Indien een geschil, klacht of aansprakelijkstelling aanleiding geeft tot langere bewaring, kunnen gegevens langer worden bewaard.

8. Beveiliging

Het kantoor neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

  • versleutelde verbindingen (SSL/TLS);
  • sterke wachtwoorden en multifactor-authenticatie;
  • beveiligde cloudopslag;
  • regelmatige software-updates;
  • beperkte toegang tot dossiers;
  • vertrouwelijkheidsverplichtingen.

9. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht:

  • op inzage;
  • op rectificatie;
  • op verwijdering;
  • op beperking van verwerking;
  • op overdraagbaarheid van gegevens;
  • bezwaar te maken tegen verwerking;
  • een gegeven toestemming in te trekken.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Voor advocaten kunnen wettelijke bewaarplichten, geheimhoudingsverplichtingen en belangen bij rechtsvorderingen aanleiding zijn om een verzoek geheel of gedeeltelijk af te wijzen.

10. Klachten

Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het kantoor.

Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de:

Autoriteit Persoonsgegevens

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest actuele versie is steeds beschikbaar via de website van het kantoor.